Comece pelos prazos dos fornecedores
Pergunte quando buffet, espaço, papelaria, transporte e outros serviços precisam do número final. Seu RSVP precisa fechar antes disso, com margem para atrasados.
Não escolha a data de RSVP apenas por estética no convite.
Crie uma janela para cobrar pendentes
Depois do prazo, reserve alguns dias para contato individual. Sempre haverá pessoas que esqueceram ou acharam que responderam.
Um painel de pendentes ajuda a evitar mensagens duplicadas.
Acompanhantes e crianças
O formulário precisa deixar claro quem está incluído no convite e quantas pessoas devem ser confirmadas. Isso evita respostas vagas como “vamos todos”.
Registre nomes sempre que possível para QR, mesas e check-in.
Eventos extras
Welcome drinks, brunch e cerimônias com capacidades diferentes podem exigir confirmações separadas. Não presuma que RSVP para o casamento vale para todos os eventos.
Mostre apenas eventos aos quais aquela pessoa está convidada.
Lembretes sem excesso
Um lembrete intermediário e outro perto do prazo geralmente são mais úteis que mensagens constantes. Use tom objetivo e inclua link direto.
Depois do prazo, contato pessoal resolve casos restantes.
Congele a lista operacional
Quando o número final for enviado a fornecedores, documente a versão e o tratamento de mudanças tardias. A partir daí, cada inclusão pode gerar custo ou reorganização.
Alinhe exceções com cerimonial e buffet.
- Coletar prazos de fornecedores
- Definir data do RSVP
- Reservar dias para pendentes
- Configurar acompanhantes
- Programar lembretes
- Fechar versão final